Rzeczywistość młodych, oddolnych inicjatyw
Wielu z nas zaczyna pomoc zwierzętom po prostu... od jednego kota.
Później drugiego. A potem są znajomi, domy tymczasowe, pomoc weterynaryjna, zbiórki, adopcje.
I dopiero wtedy pojawia się pytanie:
„A może by to jakoś sformalizować?”
Tylko że za tym pytaniem idzie ściana wydatków.
Koszty prowadzenia stowarzyszenia (nawet najmniejszego)
Wielu ludzi nie wie, że samo „bycie” stowarzyszeniem wiąże się z comiesięcznymi kosztami – nawet jeśli nic nie zarabiasz, nie prowadzisz działalności i cały zespół działa wolontariacko.
Oto przykładowe stałe koszty:
To koszt utrzymania „na sucho”, bez ratowania jakiegokolwiek zwierzęcia.
A jeśli chcą założyć fundację?
Fundacja ma obowiązek prowadzić pełną księgowość – a to oznacza większe koszty. Nawet jeśli nikt tam nie zarabia, nikt nie prowadzi działalności gospodarczej i wszystko robione jest po godzinach.
To koszt utrzymania fundacji przy życiu – bez leczenia zwierząt, bez transportów, bez karmy.
Mała organizacja - duże ryzyko
Dla ludzi, którzy chcą zacząć działać, wydatki rzędu 500–1000 zł miesięcznie to bardzo często bariera nie do przeskoczenia. Tym bardziej, że wiele osób pomaga za własne pieniądze, bo zbiórki są nieregularne, a potrzeby zwierząt pojawiają się codziennie. Co więcej – kwoty, o których mówimy, często przekraczają cały miesięczny budżet takiej grupy na realną pomoc.
Dlatego część grup działa jako nieformalne zrzeszenia wolontariuszy. Czasem pod nazwą, czasem anonimowo, ale realnie – z pełnym zaangażowaniem i odpowiedzialnością.
Ale przecież to nieprzejrzyste?
Nieformalna pomoc nie jest nieuczciwa.
Brak KRS nie oznacza braku sumienia, rozliczeń, dowodów.
Wiele grup działających nieformalnie:
Koszty to nie jednorazowa formalność. To miesięczne zobowiązania.
To, o czym często zapomina opinia publiczna:
Koszty prowadzenia stowarzyszenia czy fundacji nie są jednorazowe. To są wydatki, które trzeba ponosić co miesiąc – bez względu na to, czy akurat ktoś wpłaci darowiznę, czy nie.
Nie ma „pauzy”, nie ma zawieszenia. Co miesiąc trzeba:
I co miesiąc trzeba skądś wziąć na to pieniądze.
A kiedy się dopiero zaczyna, tych pieniędzy nie ma – bo jeszcze nikt nie zna tej grupy, nikt nie ufa, nikt nie wpłaca.
Dlatego wiele osób najpierw działa nieformalnie. Nie dlatego, że chcą coś ukryć – tylko dlatego, że najpierw muszą ratować zwierzęta, a dopiero potem udowadniać, że zasługują na zaufanie.
Formalność przychodzi z czasem
Gdy uda się wypracować zaufanie, stabilność zbiórek i wsparcie otoczenia – wtedy wielu wolontariuszy decyduje się na założenie stowarzyszenia lub fundacji. I tak powinno być.
Nie odwrotnie. Bo inaczej formalna instytucja może upaść szybciej, niż zdąży komukolwiek pomóc.
Zamiast pytać: „dlaczego nie macie KRS?”, zapytaj:
Bo dobro zwierząt nie zawsze ma pieczątkę, ale zawsze ma serce.
Ubezpieczenie OC
Ubezpieczenie OC to forma ochrony, która zabezpiecza stowarzyszenie przed finansowymi skutkami szkód wyrządzonych w wynajmowanym lokalu lub sąsiadujących nieruchomościach. Jeśli np. pęknie wężyk pralki, dojdzie do zalania, a winą obarczone zostanie stowarzyszenie jako użytkownik lokalu, to ubezpieczyciel pokryje koszty napraw, roszczeń sąsiadów czy właściciela lokalu. OC najemcy działa również w przypadku przypadkowego zniszczenia elementów wyposażenia należących do właściciela, takich jak drzwi, okna, glazura czy meble stałe.
Dla stowarzyszenia to szczególnie istotna forma zabezpieczenia, bo pozwala uniknąć dużych i nagłych wydatków, które mogłyby zagrozić jego działalności. Koszt takiego ubezpieczenia jest niewielki (często kilkaset złotych rocznie), a zakres ochrony można dostosować do charakteru działalności – uwzględniając np. przechowywane sprzęty, kontakt z osobami trzecimi czy częstotliwość korzystania z lokalu. Warto też sprawdzić w umowie najmu, czy posiadanie takiego ubezpieczenia jest obowiązkowe – często jest to warunek wynajmu, zwłaszcza w lokalach gminnych lub komercyjnych.
Ubezpieczenia OC od stowarzyszenia mogą wymagać różne instytucje i podmioty, z którymi organizacja współpracuje. Przede wszystkim właściciele wynajmowanych lokali, zarówno prywatni, jak i instytucjonalni (np. gminy, szkoły, spółdzielnie), często umieszczają w umowie zapis zobowiązujący stowarzyszenie do posiadania ważnej polisy OC najemcy. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których działalność organizacji może wiązać się z ryzykiem zalania, uszkodzeń czy wypadków na terenie lokalu.
OC może być również wymagane przez organizatorów wydarzeń, na których stowarzyszenie prowadzi stoisko, warsztaty, akcje promocyjne lub adopcyjne – np. na targach, piknikach miejskich czy w centrach handlowych. Również niektórzy darczyńcy, sponsorzy lub instytucje publiczne udzielające dotacji mogą oczekiwać, że organizacja ma polisę OC chroniącą przed skutkami nieumyślnych szkód wyrządzonych osobom trzecim. To pokazuje, że stowarzyszenie działa odpowiedzialnie i profesjonalnie – co ma znaczenie także w relacjach z wolontariuszami, adopcjami i współpracą z samorządami.
Ubezpieczenie wolontariuszy
Ubezpieczenie wolontariuszy to bardzo ważny element odpowiedzialnego prowadzenia stowarzyszenia. Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, jeśli wolontariusz wykonuje swoje zadania przez ponad 30 dni, organizacja ma obowiązek zapewnić mu ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). W przypadku współpracy krótszej niż 30 dni, nie jest to obowiązek, ale zdecydowanie warto je wykupić – zwłaszcza gdy wolontariusz pracuje fizycznie, np. przy zwierzętach, w magazynie, w transporcie czy z dziećmi.
Ubezpieczenie NNW dla wolontariusza pokrywa koszty leczenia, rehabilitacji, a także wypłaca odszkodowanie w razie trwałego uszczerbku na zdrowiu. Często stowarzyszenia decydują się również na dodatkowe OC wolontariusza – na wypadek, gdyby przez nieuwagę wyrządził on komuś szkodę (np. uszkodził czyjś telefon, zranił przypadkiem zwierzę lub spowodował kolizję). Takie polisy są niedrogie, a znacznie zmniejszają ryzyko roszczeń wobec organizacji. Co ważne – wolontariusz nie może sam się ubezpieczyć w tym zakresie, to obowiązek organizacji, która powinna zawrzeć porozumienie wolontariackie i dołączyć polisę jako załącznik lub potwierdzenie.
Materiały biurowe
Materiały biurowe są niezbędne w codziennej działalności każdego stowarzyszenia – umożliwiają sprawne prowadzenie dokumentacji, przygotowywanie pism, organizację pracy zarządu oraz kontakt z urzędami, darczyńcami i wolontariuszami. Do podstawowego wyposażenia należą papier, długopisy, teczki, segregatory, koszulki foliowe, koperty, taśmy klejące, zszywacze, dziurkacze, kalendarze biurowe czy tablica suchościeralna do planowania zadań i grafików. Szczególną rolę odgrywają teczki i segregatory, które pozwalają przechowywać dokumenty tematycznie – np. uchwały, faktury, korespondencję czy umowy z wolontariuszami. Każdy wolontariusz powinien mieć osobne porozumienie zawierające m.in. daty współpracy, zakres obowiązków, informacje o ubezpieczeniu i zgody RODO, które należy przechowywać w sposób uporządkowany, zabezpieczony i zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych. Odpowiednie oznaczenie dokumentów, posiadanie pieczątki stowarzyszenia oraz utrzymywanie porządku w dokumentacji nie tylko ułatwia codzienną pracę, ale także przygotowuje organizację na ewentualne kontrole zewnętrzne i buduje jej profesjonalny wizerunek.
Nie przesadzajcie z tymi kosztami, my prowadzimy stowarzyszenie nie mamy żadnych
Niektórzy działacze społeczni przyjmują podejście oparte na minimalizacji formalności i kosztów, twierdząc, że przez lata prowadzili organizację bez ubezpieczenia wolontariuszy, bez polisy OC czy nawet bez strony internetowej – i „nic się nie stało”. Choć może to działać w niewielkich, zamkniętych środowiskach, nie oznacza to, że jest to model bezpieczny, zgodny z prawem czy odpowiedzialny. Brak ubezpieczenia NNW dla wolontariuszy działających powyżej 30 dni jest naruszeniem ustawowego obowiązku, a brak OC w przypadku wynajmowanego lokalu z opieką nad zwierzętami to realne zagrożenie roszczeniami w razie szkód. Strona internetowa zaś nie jest dziś luksusem, lecz narzędziem komunikacji, budowania zaufania i niezależności od platform takich jak Facebook, które potrafią blokować strony bez ostrzeżenia. Rezygnowanie z podstawowych środków zabezpieczenia może wydawać się oszczędnością, ale w rzeczywistości naraża organizację na poważne ryzyko – szczególnie gdy skala działań rośnie, pojawiają się dotacje, wolontariusze, darczyńcy i osoby trzecie.
Od organizacji, która edukuje innych w zakresie odpowiedzialnej opieki i działania, wymaganie odpowiedzialności we własnym funkcjonowaniu to absolutne minimum.
